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                一、新征集藏品入庫登記手續

                1、特藏庫接收新征集藏品,必須辦理接收手續。管理員在辦理藏品接收、移交手續時,按接收帳目逐件清點、驗收。每件藏品填寫2張受理單,特藏庫管理員在藏品受理單上簽收。一張存檔,一張與藏品存放在一起,以便查找,同時電腦留存電子文檔,并及時備份。

                2、建立入庫藏品登記臺帳,新入庫藏品由管理員把藏品基本信息錄入電腦總帳。同時建立一套相應的藏品編目帳和一套藏品分類帳,總登記帳和藏品編目帳的編號要相對應。

                3、藏品入庫后,管理員應對入庫藏品及時編目分類、入箱入柜,不得把文物、資料隨意放置。

                 
                二、特藏庫藏品借閱使用手續

                1、特藏庫藏品一般不外借,確因學術研究、陳列展覽、外展,裝裱、拍照、復印、復制等工作需要借用藏品時,須由借用人填寫借閱登記表,寫明借用期限、用途等,由館領導審批后方可出庫,用完后及時歸庫。到期未及時歸還的,庫房管理員需及時督促使用部門和當事人立即歸還。期滿確因工作需要繼續使用者,須持所借藏品至特藏庫辦理續借手續。

                2、其他借閱、抄錄、復印、拍攝等短時利用,利用人員填寫借閱登記表,由館領導簽字批準后,由管理員提取出庫,在庫內查閱室用畢即歸庫。如當日不能完成,下班前必須歸庫,次日再用。

                3、借閱者在借閱期間必須愛護文物、資料、圖書,不得污損、折皺、圈寫、批注,應按借用限定的時間將文物、資料、圖書,完好歸還入庫。特藏庫管理人員對利用者在使用藏品時有權進行監督、檢查,發現不安全因素時管理人員有權糾正和停止使用。

                4、藏品在使用過程中如發生遺失、損壞,當事人應提交書面報告,說明情況,由館領導會同保管、利用部門調查、核實后作出相應處理。

                三、特藏庫安全管理

                1、庫房管理員和負責人應對其所保管的全部藏品、資料及圖書負責,并做好藏品日常清潔、保養、管理等工作。每年要對藏品進行清點、核對,發現問題及時向館領導匯報。

                2、庫房內嚴禁一切易燃、易爆、易腐蝕物品。庫區嚴禁吸煙。要做好庫房防霉、防潮、防蛀、防火、防塵、防光、防鼠、防盜等工作,發現藏品有異常情況要及時匯報,并處理。

                3、管理人員每天對庫房內溫濕度進行檢查和記錄,及時根據氣候、變化情況采取相應措施調節庫內溫濕度。溫濕度記錄每年匯總一次,裝訂成冊。

                4、庫區鑰匙集中放置在辦公室安全處保管,由專人管理,不得隨身攜帶,隨意擺放,不得遺失。

                5、管理人員在非工作時間內不得擅自進入庫房,因工作需要進庫,應由館領導批準,兩人或兩人以上同時進入庫房工作。非庫房管理人員未經館領導批準一律不準進入庫房。

                四、特藏庫衛生管理

                1、庫房應做到窗明幾凈。天花板、墻壁、箱架、燈具、窗臺無灰塵。

                2、庫房衛生工作責任到人。平時按管理人員的各自分工,認真做好保潔工作。

                3、定期對庫區進行全面清潔除塵。

                4、庫房衛生應注意日常保持,進入庫區的人員應換鞋或穿鞋套。

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